Wat Prodécla u kan bieden

Procesoptimalisatie

De bedrijfsvoering van de werkgever krijgt de komende jaren te maken met serieuze uitdagingen. Hierdoor is het gevaar dat de focus naar dit soort zaken zal uitgaan terwijl het kwalitatief goed organiseren van uw administratie van elementair belang is. Nadat Prodécla voor u de gemiste opbrengst heeft gerepareerd is er een startpunt waarin Prodécla een structurele oplossing zal verzorgen zodat in de toekomst de administratie ervan er beter voor staat. Na afronding van onze werkzaamheden zal Prodécla u daarbij terzijde staan. De kritische lezer denkt nu dat dit alleen een schone belofte betreft. Immers waarvoor zouden wij ons in onze eigen voet schieten door niet meer nodig te zijn. De praktijk wijst anders uit. Juist door deze opstelling worden opdrachtgevers in veel gevallen een lange termijnrelatie en blijven we zij aan zij bouwen aan de beheersing van de aanzienlijke werkgeverslasten.

Operationele ondersteuning

Naar aanleiding van onze scans doen wij u een op maat gemaakt voorstel voor het repareren van de gemiste omzet cq foutieve afdrachten, sociale premieregelingen, fiscale voordelen, kortingen en subsidies. Wij maken inzichtelijk welke gederfde inkomsten wij op korte termijn kunnen repareren. Belangrijk is om u in dit proces operationeel te ondersteunen.

Bovendien is na vijf (+ lopende jaar) jaar sprake van verjaring en dus niets meer te repareren. Dit geldt niet alleen voor de fiscus richting werkgever maar is ook vice versa. Uw organisatie kan daardoor een schade oplopen van honderdduizenden euro’s terwijl er wel recht is op terugbetaling of correctie.
Veel opdrachtgevers vragen ons daarom een jaarlijkse controle.

Wist u dat uw werkgeverslasten al snel meer dan 30% van het brutoloon bedragen? Prodécla helpt u graag met bezuinigen!

Projectplan

Prodécla heeft een projectplan opgesteld waarin zij zich voornamelijk richt op een brede dienstverlening op premie- en lastengebied. Zoals eerder aangegeven werkt Prodécla samen met een aantal zorgvuldig gekozen samenwerkingspartners. Dit impliceert dat wij op vele terreinen grote werkgevers kunnen bedienen en u daarvan de financiële vruchten kunnen laten plukken.

Kortom u bepaalt of wij op één of meerdere onderdelen u de voordelen laten genieten. Laat ons de analyse uitvoeren om daarna pas te bepalen of wij onze dienstverlening kunnen verruimen. U krijgt op deze manier als opdrachtgever een indruk van ons kunnen en heeft inzichtelijk wat de financiële reparatiemogelijkeheden zijn. Zo kunnen wij onze dienstverlening optimaal bijstellen naar de geconstateerde problematiek en / of mogelijkheden.

Training

Wij worden regelmatig geconfronteerd met de vraag of wij voor de medewerkers van P&O en HRM trainingen kunnen aanbieden, zodat voortaan zelfstandig de fouten uit het registratieproces kunnen worden gehaald.

Prodécla geeft ten tijde van de scans al de nodige handleiding om processen te verbeteren maar wellicht is er ook behoefte aan een verdiepingsslag.
Maximaal rendement wordt immers pas bereikt als alle medewerkers van Financien & Control, Personeelszaken en de Salarisadministratie op de juiste wijze betrokken zijn. Alleen dan ontstaat er structurele aandacht voor een langdurige optimalisatie van de financiële geldstromen binnen de organisatie.
Informeer naar onze trainingsmogelijkheden zodat beleid en administratie altijd actueel zijn.

Wat kan Prodécla voor u betekenen?


Prescan
Met speciaal door ons in-house ontwikkelde tools en analysesoftware lezen wij alle sociale lasten en werkgeverspremies die u door Belastingdienst / UWV gepresenteerd krijgt. Hetzij vanuit het archief. of digitaal via uw salarisadministratie. Vervolgens zijn wij over de afgelopen vijf jaar in staat om vast te stellen welke premieafdrachten of wijzigingen daarin onjuist zijn en deze te repareren. Door onze unieke software zijn wij in staat verbanden te leggen en correcties te realiseren die voor anderen niet mogelijk zijn. Niet voor niets worden wij voor deze expertise regelmatig ingeschakeld door andere bureau's!

Premiescan
Analyse van de instroomgegevens van de afgelopen vijf jaar zodat wij de uiteindelijke opsomming hebben van dossiers van (ex)werknemers die in deze jaren zijn ingestroomd. Deze dossiers zullen op locatie door onze Pemba-specialisten worden ingezien en worden gecontroleerd of deze aan u toerekenbaar zijn geweest. Bij gehonoreerd bezwaar betekent dit dat de uitkeringslast met terugwerkende kracht en naar de toekomst toe zal worden verlaagd. Het gevolg: flinke besparingen op de aan u toegerekende arbeidsongeschiktheidslasten en daarmee toegerekende werkgeverpremies.

WGA control
In deze belangrijke fase van het onderzoek start onze arts-gemachtigde met het controleren en het volgen van WGA-dossiers en ZW-dossiers vanaf de toekenning. Dit gebeurt door bezwaarprocedures te voeren op basis van medische- en juridische gronden voor alle WGA-dossiers. Hierbij richt onze arts-gemachtigde zich met name op het doel om werknemers die onterecht een WGA-uitkering ontvangen te laten doorstromen naar de IVA. Deze arbeidsongeschiktheidslasten komen dan niet meer voor rekening van de werkgever.

Prodécla is door het UWV erkend als professioneel rechtshulpverlener.

LKV Monitor
Vanaf 1 januari 2018 worden de huidige premiekortingen vervangen door de nieuwe Loonkostenvoordeel (LKV) regeling voor oudere werknemers, arbeidsgehandicapte medewerkers en werknemers die onder de banenafspraak vallen. Reparatie tot 5 jaar terug is hierbij niet meer mogelijk en werkgevers zijn zelf verantwoordelijk voor het tijdig toepassen van het LKV. Het tijdig verkrijgen (binnen 3 maanden na indiensttreding!) van alle relevantie informatie, machtiging en doelgroepverklaring is voor organisaties vaak niet mogelijk. Prodécla kan op de achtergrond dit proces kritisch bewaken bij elke indienstneming. Door een strikte termijnbewaking, snelle signalering en juiste administratie loopt u geen enkel Loonkostenvoordeel meer mis. Met de LKV Monitor is uw administratie altijd op orde en maakt u optimaal gebruik van de nieuwe regelingen.

WAZOscan
Onze Wazo-Scan richt zich op fouten bij verzuim gerelateerd aan zwangerschap en bevalling. Door een grondige screening op aanmeldingsprocedures en voortgangsbewaking op ontvangst van uitkeringen kunnen misgelopen gelden hersteld worden. Tevens richten wij ons hier op onterechte toerekeningen door het UWV en hieruit voortvloeiende WGA premie, alsmede CAO indexatie, dagloonberekening, correcte (flexibele) lengte van de verlofperiode en ziekte gerelateerd aan zwangerschap.

Pensioenscan
Het is gebleken dat organisaties al jarenlang teveel sociale premies betalen aan diverse instanties (o.a. aan UWV, belastingdienst en pensioenuitvoerder). Denk hierbij aan afdrachten pensioenpremie en premies voor (deels) arbeidsongeschikte medewerkers. U zult zich afvragen hoe dit komt. De oorzaak van deze overtollige betalingen is opmerkelijk genoeg niet eenduidig, het ligt op een groot aantal verschillende vlakken. Onjuistheden kunnen liggen binnen en / of buiten uw eigen organisatie. In het facturatie- en / of gegevensverwerkingssysteem van betreffende instanties, maar bijvoorbeeld ook in uw eigen proces, uw salarissoftwaresysteem of handmatige handelingen.

Participatiescan
Sinds 2015 geldt de Participatiewet (Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten). Deze wet vervangt de WWB, de WSW en een deel van de Wajong wetgeving. Werkgevers moeten hierbij een bepaald percentage mensen met een ziekte of handicap in dienst te nemen: het quotum arbeidsbeperkten. Voldoet u daar als werkgever niet aan? Dan kan het zijn dat u vanaf 2018 een quotumheffing van € 5.000,- per niet-ingevulde arbeidsplaats per jaar moet betalen. Prodécla ondersteunt werkgevers met het in kaart brengen van de consequenties van de doelgroepbepaling, het vaststellen van de werknemers die onder deze doelgroep vallen en het berekenen van het quotumpercentage. Dit doen wij door middel van een berekening individuele quotumverplichting, een onderzoek doelgroepregister en no-risk polis en onderzoek naar benutting, subsidies en voorzieningen.

WBSO
De WBSO is een fiscale stimuleringsregeling, die een deel van de loonkosten vergoedt van medewerkers in een bedrijf dat zich bezighoudt met technische ontwikkeling van nieuwe producten, processen of programmatuur. Het fiscale voordeel bestaat uit een vermindering van de af te dragen loonkosten van de betrokken medewerkers. Gemiddeld ligt dit percentage rond de 32%. Bovendien kunt u kosten en uitgaven binnen het project ook meenemen in de WBSO, dit levert een extra vergoeding op. Van belang is dat u wel als ondernemer te boek moet staan om voor deze regeling in aanmerking te komen.

Innovatiebox
Aansluitend is het mogelijk de Innovatiebox toe te passen. Hierdoor kunnen winsten die voortvloeien uit technische ontwikkelingen, waaraan de WBSO of een octrooi ten grondslag ligt – voor een deel vrijgesteld worden van vennootschapsbelasting. De innovatieve winst zal hierdoor effectief belast zijn met 5% vennootschapsbelasting. Hierdoor kan een forse besparing van de vennootschapsbelasting worden bereikt. Om de innovatiebox toe te kunnen passen dient u vooraf aan de Belastingdienst aantoonbaar te maken dat u een innovatieve activiteit/bedrijf heeft en dat u aan de voorwaarden voor toepassing van de innovatiebox kunt voldoen.

Vroege Fase Financiering (VFF)
Het ministerie van Economische Zaken heeft de Vroegefasefinanciering (VFF) ontwikkeld om bedrijven in de vroege of vernieuwingsfase te helpen. De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO.nl) en de Stichting voor de Technische Wetenschappen (STW) voeren deze regeling uit. RVO.nl verzorgt de uitvoering voor mkb-ondernemers en innovatieve starters. STW voert de regeling uit voor academische innovatieve starters. Indien u extra financieringsruimte nodig heeft voor een vernieuwingsfase traject, aan de vooravond van de ontwikkeling van een product of dienst, dan kan een Vroege Fase Financiering (VFF) interessant zijn. Dit is feitelijk een lening vanwege de overheid aan het MKB. De bijdrage varieert tussen de 35 en 45% van de kosten met maximale bedragen tussen de ca. 150.000 en 350.000 euro.

Innovatiekrediet
U hebt een innovatief idee op technisch of klinisch gebied, maar u beschikt niet over voldoende financiële slagkracht? Met het Innovatiekrediet financiert het ministerie van Economische Zaken de ontwikkeling van nieuwe producten, processen of diensten met een sterke businesscase. Het krediet is risicodragend en hoeft alleen te worden terugbetaald als de ontwikkeling slaagt. Als u al een stapje verder bent en de ontwikkeling van een product of dienst gaat richting de markt, maar u moet nog wel ontwikkelen, dan kan een extra financiële ondersteuning worden verkregen met een Innovatiekrediet. Dit is wederom een lening , maar dan voor een verder gevorderd stadium van een project. Percentages hierbij situeren tussen de 25 en 45% met een maximaal te behalen krediet van 10 miljoen euro.

Contract Management
Bij organisaties is de financiële situatie van essentieel belang. Het maken van goede financiële en contractuele afspraken met derden is erg belangrijk. Toch wordt dit vaak onderschat, waardoor later problemen kunnen ontstaan die moeilijk te keren zijn. Denk hierbij aan afspraken met leveranciers, klanten, personeel, huurders, subsidieverstrekker of financiële instellingen. Door middel van Contract Management kan Prodécla op basis van uw individuele wensen komen tot een juist en actueel overzicht van de lopende contracten binnen uw organisatie. Zowel op juridisch als financieel gebied worden uw contracten doorgelicht en gesystematiseerd. Zo heeft u altijd actueel zicht op uw lopende contracten en kan er ook optimaal naar gehandeld worden.

Inkoopscan
De inkoopscan toont aan welke besparingen op uw overheadkosten te realiseren zijn. Aan de hand van een grondige inventarisatie verkrijgt u een helder beeld van uw huidige inkoopkosten en de mogelijke inkoopbesparingen. Onze scan laat per inkoopsegment duidelijk de mogelijke besparingen en verbeteringen zien. Hierdoor kunnen uw secundaire kosten, welke al snel 20% van uw totale kosten behelzen, aantoonbaar naar beneden worden bijgesteld.
Onze focus op de inrichting van de inkoop- en inkoopondersteunende processen, zorgt voor direct uitvoerbare besparingen en besparingsmogelijkheden. Zijn uw producten of diensten aanbestedingsplichtig? Wat zijn de mogelijke gevolgen van uw huidige inkoopbeleid? Ons onderzoek geeft een duidelijk antwoord op kansen en risico's.

Prodécla is uw partner voor een kritische blik op werkgeverslasten, kortingen en vrijstellingen

Prodécla: slim ontzorgen, slim bezuinigen!

Een voorbeeld uit de praktijk // WGA-Control // Besparing van € 199.207,- door onterechte koppeling werkgeversrisico

In 2009 is werknemer X in dienst getreden bij bedrijf Z met een vast dienstverband. Op 01-06-2012 meldt de werknemer zich arbeidsongeschikt voor het eigen werk.
Gedurende de aansluitende 104 weken aan de ziekmelding blijft de werknemer arbeidsongeschikt voor het eigen werk en bereikt zijn einde wachttijd.
Uit medisch en arbeidsdeskundig onderzoek blijkt dat de werknemer recht heeft op een WIA-uitkering op basis van een arbeidsongeschiktspercentage van 80-100%.
Indien de werknemer 10 jaar lang arbeidsongeschikt blijft voor zijn eigen werk zal deze werkgever 10 jaar lang de WIA-lasten dragen. Deze werknemer heeft een WIA-maandloon van € 2.800,- waarvan gedurende de loongerelateerde uitkering (maximaal 38 maanden) er 70% van het WIA-maandloon wordt doorbelast aan de werkgever.

Na de loongerelateerde uitkering wordt de uitkering omgezet in een loonaanvullingsuitkering of vervolguitkering waar de maximale doorbelasting maximaal 70% van het minimumloon bedraagt. Indien deze werkgever zijn risico publiek verzekerd bij het UWV kan de totale schade van deze zieke werknemer oplopen tot maximaal € 199.207,- in 10 jaar tijd.

Na interventie door middel van de WGA-Control is geconstateerd dat de werknemer wettechnisch onterecht aan het risico van deze werkgever is gekoppeld door het UWV.
De hele toerekening zal wegvallen, wat zorgt voor een besparing van € 199.207,-.

Een voorbeeld uit de praktijk // WGA-Control // Ex-medewerker krijgt IVA-uitkering toegekend en valt niet meer onder risico werkgever

Werknemer X is in januari 2012 in dienst gekomen voor bedrijf X met een flexibel contract voor 6 maanden.
Vanwege medische redenen meldt de werknemer zich ziek op 01-06-2012. Na de ziekmelding gaat de werknemer ziek uit dienst en doorloopt 104 weken ziekte waarin werkgever het loon moet doorbetalen. Per einde wachttijd wordt er een WIA-uitkering toegekend op basis van een arbeidsongeschiktheidspercentage van 80-100%.

Indien de ex-werknemer 10 jaar lang arbeidsongeschikt blijft, draagt deze werkgever 10 jaar lang de WIA-lasten. Deze ex-werknemer heeft een WIA-maandloon van € 2.800,- waarvan gedurende de loongerelateerde uitkering (maximaal 38 maanden) er 70% van het WIA-maandloon wordt doorbelast aan de wergever.

Na de loongerelateerde uitkering wordt de uitkering omgezet in een loonaanvullingsuitkering of vervolguitkering. Deze doorbelasting bedraagt maximaal 70% van het minimumloon. Deze werkgever heeft zijn risico publiek verzekerd bij het UWV, waardoor de totale schade van deze zieke werknemer kan oplopen tot maximaal € 232.857,- in 10 jaar tijd.

Omdat de ex-werknemer echter per 01-06-2015 een IVA-uitkering toegekend krijgt na de interventie van de WGA-Control valt deze ex-werknemer niet meer onder het risico van de werkgever.